Реестр документов для 1С-Битрикс: централизованное управление всеми файлами CRM в одном месте

Устали от поиска разрозненных файлов по разным карточкам клиентов и сделок? Приложение «Реестр документов» для 1С-Битрикс решает эту проблему, объединяя все созданные в системе документы в единый, удобный для работы список. Этот мощный инструмент идеально подходит для компаний, которые хотят получить полный контроль над договорами, счетами, коммерческими предложениями и другими файлами, сгенерированными в рамках CRM Битрикс24. С его помощью вы можете управлять документами, привязанными к любым сущностям: сделкам, лидам, контактам, компаниям и предложениям, а также создавать собственные реестры из файлов, хранящихся на Битрикс24.Диске.

Централизованный список всех документов CRM

Основной раздел приложения — «Все документы» — представляет собой полностью настраиваемый список. Вы можете видеть всю ключевую информацию по каждому файлу, что значительно ускоряет поиск и анализ. Гибкая настройка представления данных позволяет отображать именно те поля, которые важны для вашего бизнес-процесса, обеспечивая максимальную эффективность работы с документооборотом в 1С-Битрикс.

• Название и номер документа для быстрой идентификации.
• Тип документа и дата его создания или последнего изменения.
• Автор документа и его текущий статус (например, для счетов: оплачен, не оплачен, ожидает оплаты).
• Информация о связанной сущности CRM: её название (например, название сделки) и тип.
• Название шаблона, по которому был создан документ.*

* Статус «счет» и соответствующие ему статусы оплаты определяются автоматически по наличию ключевого слова в названии шаблона, что делает работу с финансовыми документами особенно удобной.

Ключевые возможности и функционал модуля

Приложение «Реестр документов» для Битрикс24 — это не просто список, а полноценный рабочий инструмент для управления файлами. Оно предоставляет набор функций, которые охватывают весь жизненный цикл документа — от создания и редактирования до отправки и архивации.

• Умный поиск и фильтрация: Быстро находите нужные документы по любому из полей.
• Группировка по сущностям: Просматривайте все документы, относящиеся к конкретной сделке, включая файлы из привязанных к ней контактов и компаний.
• Прямые действия из списка: Удаление, детальный просмотр (включая PDF), печать, отправка на email и скачивание в различных форматах (PDF, DOCX).
• Работа с подписями и публичными ссылками: Просмотр документов с подписями или без, активация публичных ссылок для доступа.
• Полное редактирование: Возможность изменить номер, дату, сумму, реквизиты клиента или даже сам шаблон документа.
• Управление шаблонами и реквизитами: Загрузка новых шаблонов, настройка прав доступа, привязка к разделам CRM и заполнение реквизитов вашей компании.

Создание и работа с реестрами документов

Реестр в контексте этого приложения — это интеллектуальная группа документов, объединенная общим нумератором. Это позволяет логически структурировать файлы, например, по проектам, периодам или типам договоров. Вы можете просматривать документы в разрезе этих реестров, что добавляет еще один уровень организации вашему документообороту в CRM.

Отдельная полезная функция — возможность создания собственного реестра из файлов, хранящихся на Битрикс24.Диске. Это идеальное решение для включения в общую систему документов, которые изначально не были сгенерированы в CRM (сканы, входящие письма, внешние договоры). При создании такого реестра указывается его название и выбирается папка на Диске. Все документы из нее получат тип «Документ из диска».

Объект управления	Источник	Ключевая особенность
Документы CRM	Сгенерированы в сущностях (сделка, лид и т.д.)	Привязаны к карточкам, отображается вся связанная информация
Документы из реестра Диска	Битрикс24.Диск	Тип "Документ из диска", нет привязки к сущности CRM

Гибкость и дальнейшее развитие

Решение «Реестр документов» для 1С-Битрикс разработано с учетом возможных уникальных требований бизнеса. Если стандартного функционала недостаточно, вы всегда можете обратиться к разработчикам для расширения возможностей приложения. Типичные примеры доработок включают добавление новых, специфичных для вашей компании статусов документов или создание полностью персонального приложения под задачи вашего портала. Это делает данный инструмент не просто готовым продуктом, а гибкой платформой для автоматизации документооборота.

Внедрение этого приложения позволяет существенно повысить эффективность работы с документами в вашей CRM-системе. Вы сокращаете время на поиск файлов, минимизируете риски потери важных документов и получаете централизованную, прозрачную систему учета. Это готовое решение для Битрикс24, которое выводит управление документами на новый уровень, обеспечивая порядок и контроль над каждым файлом в вашем бизнесе.